JAKARTA -- Sebagai bagian dari warisan budaya dan sejarah perkeretaapian di Indonesia, PT Kereta Api Indonesia memiliki komitmen yang kuat terhadap pelestarian arsip sebagai sumber informasi berharga dan warisan nasional.

Pengelolaan, penyimpanan, dan perawatan dokumen dinamis maupun statis adalah bagian yang sangat penting. Untuk mengatasi permasalahan pengelolaan dokumen tersebut, KAI membentuk Unit Corporate Document Management sebagai pelaksanaan amanat dari Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Vice President Pulic Relations KAI Joni Martinus mengatakan, dalam mengelola arsip, KAI berkomitmen untuk melakukan optimalisasi penyelenggaraan kearsipan perusahaan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan Kriteria kearsipan yang berlaku serta menerapkan ISO 9001:2015 Quality Management System sejak tahun 2012 dan ISO 30301:2019 Record Management System sejak tahun 2022.

"Hal ini selaras dengan visi dan misi perusahaan serta peningkatan yang berkelanjutan," kata Joni.

Jenis arsip yang dikelola KAI terdiri dari arsip non takah/umum, buku, media baru, elektronik, kepemilikan aset, legal, sertifikat tanah, AJB, inaktif, takah dan arsip yang diciptakan dari Rail Document System (aplikasi korespondensi dan kearsipan elektronik yang digunakan oleh seluruh pekerja KAI).

"Khazanah arsip yang dimiliki oleh KAI dari era Hindia Belanda sampai saat ini sekitar 3 juta arsip," ungkap Joni.

Lebih lanjut Joni menyampaikan, arsip-arsip tersebut dalam pengelolaannya memerlukan sarana dan prasarana khusus, memmerhatikan akses keamanannya, keselamatan, kebersihan, suhu, kelembapan arsip, dan sumber daya manusia yang bersertifikasi.

Untuk mengelola dokumen sebanyak itu, KAI juga rutin memberikan pelatihan terkait arsip kepada pegawainya dengan bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), National Archives of Netherland (NAN), lembaga pendidikan dan instansi kearsipan lainnya (Bersambung)